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商務電子郵件──交代事情篇
2022/06/07

主動發信的電子郵件中,交代事情或索取資料、宣布、提醒、確認和請求確認等訊息類型最為常見。

「交代事情」必備句型

Can you ...?

Could you ...?

Do you think you could ...?

Do you think you could possibly ...?

l wonder if you could ...

l was wondering if you could ...

Would it be possible for you to ...?

▲ 這裡要注意!

  • 注意哪些句型以問號結尾,哪些以句點結尾。
  • 在 Can you ...? 和 Could you ...? 的句子中,句首或句尾也可加上 please,讓語氣聽起來更有禮貌。
  • 注意這些 set-phrases 大部分都用 could,而非 can。

電子商務 Email 的「眉眉角角」

  1. 一般而言,禮貌程度有個粗略的常規,就是愈長的句子愈有禮貌,愈短的句子愈直接。
  2. 寫電子郵件時,選擇句型的關鍵在於所交代事情的性質,而非你和收件者之間的關係。 舉例來說,若要請對方幫你寫一份重大報告,由於這非小事而且是很嚴肅的請求,這時應該用較長的句型。但是如果僅僅是請求收件者寄檔案給你,於對方來說是舉手之勞,用短的句型就可以了。
  3. 很多人擔心不同的句型會有不同的適用對象;有的針對上司,有的針對上司的上司,有的則針對下屬,如果用錯對象,將嚴重冒犯對方。這種擔心是其實多餘的。對歐美的商界人士而言,最關心的是 Email 的訊息,而非語氣有禮與否。選擇句型時,請根據所交代事情的性質,並且清楚傳達訊息才是寫 Email 時永遠不變的重點。

※以上內容節錄自貝塔語言出版
商務英文 Email 速成語庫書》作者:Quentin Brand

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