主動發信的電子郵件中，交代事情或索取資料、宣布、提醒、確認和請求確認等訊息類型最為常見。

「交代事情」必備句型

▲ 這裡要注意！

• 注意哪些句型以問號結尾，哪些以句點結尾。
• 在 Can you ...? 和 Could you ...? 的句子中，句首或句尾也可加上 please，讓語氣聽起來更有禮貌。
• 注意這些 set-phrases 大部分都用 could，而非 can。

電子商務 Email 的「眉眉角角」

1. 一般而言，禮貌程度有個粗略的常規，就是愈長的句子愈有禮貌，愈短的句子愈直接。
2. 寫電子郵件時，選擇句型的關鍵在於所交代事情的性質，而非你和收件者之間的關係。 舉例來說，若要請對方幫你寫一份重大報告，由於這非小事而且是很嚴肅的請求，這時應該用較長的句型。但是如果僅僅是請求收件者寄檔案給你，於對方來說是舉手之勞，用短的句型就可以了。
3. 很多人擔心不同的句型會有不同的適用對象；有的針對上司，有的針對上司的上司，有的則針對下屬，如果用錯對象，將嚴重冒犯對方。這種擔心是其實多餘的。對歐美的商界人士而言，最關心的是 Email 的訊息，而非語氣有禮與否。選擇句型時，請根據所交代事情的性質，並且清楚傳達訊息才是寫 Email 時永遠不變的重點。

※以上內容節錄自貝塔語言出版
《商務英文 Email 速成語庫書》作者：Quentin Brand