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英文 Email 的寫作要訣~主旨的重要性
2019/12/03

現今電子郵件已成為全球商業界最普及的溝通方式。一天當中,一家國際公司的主管會收發十幾二十封的電子郵件,不管是寄給國外子公司、客戶、消費者、地區總公司,甚至同公司同部門的同事,大多數人都以英文書寫電子郵件。由此可見,對於在英語職場工作的人而言,英文電子郵件寫作已成為一項不可或缺的技能!

以下內容節錄自 Quentin 老師著作《商務英文 Email 速成語庫書》

▲專業商務電子郵件速成 3 大重點

❶ 確立精準的主旨

讓收件者優先處理的電子郵件,關鍵就在於主旨!
「清楚明白」這個準則指的不只是訊息內容而已,語意清晰的主旨也扮演了重要角色,因為它對收件者有以下兩大功能:
一、準確掌握來信的內容,以及此封郵件是否必須回覆。
收件者一天會收到許多垃圾郵件,而他們經常連看都不看就把那些信刪除掉。一個清楚的主旨將有助於收件者知道你的來信相當重要。
二、整理收件匣,使其有條不紊。
收件者能夠透過清楚的主旨,迅速找到郵件,節省時間以提高辦公效率。撰寫主旨時,切勿寫出一長串完整的句子,用一個動詞、名詞或形容詞的詞組即可。

十大商務電子郵件常見的標準主旨:

1 Account number XYZ 123 詢問客戶相關事項 6 Package confirmation 確認包裹
2 Appointment cancellation 取消會面 7 Project postponement 通知企劃延遲
3 File enquiry 詢問檔案資料 8 XYZ project meeting 聯絡企劃會議事項
4 IT reminder 提醒電腦相關事項 9 Your file 聯絡檔案資料
5 New product line enquiry 詢問新產品 10 Your report 聯絡報告事項

❷ 訊息首重正確

或許你會擔心語氣有欠禮貌或過度直接,甚至長度不恰當,這其實是多慮了。一封電子郵件寫得是優是劣,「清楚明白」應該是最重要的準則。用字遣詞和內容長度則視需要而定。

第 3 大重點下回公開!! 請記得回來~

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