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商務電子郵件的基本準則──主旨篇
2022/04/12

現今電子郵件已成為全球商業界最普及的溝通方式。一天當中,一家國際公司的主管會收發十幾二十封的 email,不管是寄給國外子公司、客戶、消費者、地區總公司,甚至同公司同部門的同事,大多數人都以英文寫 email。

現今電子郵件已成為全球商業界最普及的溝通方式。一天當中,一家國際公司的主管會收發十幾二十封的 email,不管是寄給國外子公司、客戶、消費者、地區總公司,甚至同公司同部門的同事,大多數人都以英文寫 email。由此可見,公司上上下下從初階的實習生到高級主管,只要是商界人士,英文電子郵件寫作已成為一項不可或缺的技能。

一封電子郵件寫得是優是劣,「清楚明白」應該是最重要的準則。用字遣詞和內容長度則視需要而定,例如:是否有為對方解釋的必要,讓對方看了郵件後就知道該怎麼做。換句話說,傳達訊息永遠是寫電子郵件時的重點。

讓收件者優先處理的電子郵件,關鍵就在於主旨!

「清楚明白」這個準則指的不只是訊息內容而已,語意清晰的主旨也扮演了重要角色,因為它對收件者有以下兩大功能:

一、準確掌握來信的內容,以及此封郵件是否必須回覆。

收件者一天會收到許多垃圾郵件,而他們經常連看都不看就把那些信刪掉。一個清楚的主旨將有助於收件者知道你的來信相當重要。

二、整理收件匣,使其有條不紊。

收件者能夠透過清楚的主旨,迅速找到郵件,節省時間以提高辦公效率。撰寫主旨時,應該使用聚焦於待辦業務的 word partnership;切勿寫出一長串完整的句子,用一個動詞、名詞或形容詞的詞組即可。

常用商務 email 主旨寫法

① Account number XYZ 123
② Appointment cancellation
③ File enquiry
④ IT reminder
⑤ New product line enquiry
⑥ Package confirmation
⑦ Project postponement
⑧ XYZ project meeting
⑨ Your file
⑩ Your report

※以上內容節錄自貝塔語言出版《商務英文 Email 速成語庫書》作者:Quentin Brand

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